Tagesablauf Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung
Hallo, ich bin Emily (16)!
Ich bin im 1. Jahr meiner Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten der Landesverwaltung an der Universität Erfurt. Ich arbeite zurzeit in der Personalverwaltung und kümmere mich um Büroangelegenheiten.
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07:00 – 08:00 Uhr: Posteingang und -ausgang bearbeiten
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Morgens bearbeite ich den Posteingang und -ausgang. Ich hole die Post aus den verschiedenen Postfächern ab. Das sind zum Beispiel Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankenscheine). Ich öffne, sortiere und stemple sie. Ich leite sie dann an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter. Den internen Postausgang verteile ich an die Hauspost oder gebe die Post an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter. Externe Unterlagen scanne ich ein und schicke sie per E-Mail ab.
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08:00 – 09:30 Uhr: Bei der Archivierung helfen
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Ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit ist das Archivieren von Akten und Unterlagen. Es ist wichtig, dass ich die Akten ordentlich und übersichtlich ablege. Denn wenn ich etwas falsch einsortiere, findet es niemand mehr. Deshalb lege ich Unterlagen wie Mailverkehr, Arbeitsverträge oder Rechnungen immer sofort nach der jeweiligen Kennnummer in den Ordnern für das Dezernat ab. Ein Dezernat ist eine Abteilung. Wichtige Unterlagen lege ich sowohl elektronisch als auch auf Papier in einem Aktenordner ab.
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09:30 – 12:00 Uhr: Personalakten anlegen
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Jetzt lege ich eine neue Personalakte für einen Mitarbeiter an, der neu eingestellt wird. Darin lege ich alle Unterlagen zur Person ab, zum Beispiel den Arbeitsvertrag, ärztliche Bescheinigungen, und sein Führungszeugnis. Ein Führungszeugnis ist ein Dokument. Es zeigt, dass der Mitarbeiter bisher nicht vorbestraft ist.
Dann mache ich eine Stunde Mittagspause.
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12:00 – 14:00 Uhr: Rechnungen bearbeiten
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Vor meiner Arbeit im Dezernat "Personalverwaltung" war ich in der Finanzverwaltung. Dort habe ich die Rechnungen, die eingegangen sind, gestempelt. Ich habe die Rechnungen gebucht, zum Beispiel für Bücher für die Universitätsbibliothek. Ich habe sie dafür in unser Verwaltungssystem eingetragen. Dafür habe ich die Kosten eingegeben. Außerdem habe ich die Rechnungen in die Unterschriftenmappe gelegt und diese zur Dezernatsleiterin gebracht. Sie hat sie unterschrieben und kontrolliert.
Jetzt bist du gefragt!
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14:00 – 15:30 Uhr: Studierende beraten
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Am Anfang des neuen Semesters betreue ich Studentinnen und Studenten. Ich erleichtere ihnen den Einstieg: Ich stehe am Service-Desk am Haupteingang des Verwaltungsgebäudes und beantworte die Fragen und Anliegen der Studierenden. Das sind Fragen wie "Wann finden die ersten Vorlesungen statt?" und "Wo muss ich überhaupt hin?". Ich leite sie dann an die Studierendenverwaltung oder den jeweils zuständigen Fachbereich weiter. Manchmal sind Studierende auch genervt - ich bleibe dann aber immer freundlich, lächle und helfe ihnen weiter.
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15:30 – 16:00 Uhr: Dienstreiseanträge bearbeiten
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Ein paar Angestellte unserer Landesverwaltung unterrichten auch einige Zeit im Ausland und leiten eigene Projekte. Vor dem Antritt der Reise füllen sie einen Dienstreiseantrag aus. Ich bearbeite den Antrag und fülle einen weiteren Antrag an die verantwortliche Stelle aus, damit der Dienstreiseantrag dort genehmigt werden kann. Ich spreche mich bei Unklarheiten auch direkt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab.
Danach mache ich Feierabend.
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