Tagesablauf Verwaltungsfachangestellte/r - Bundesverwaltung

Nach der Besprechung bearbeite ich die Krankmeldungen, die elektronisch eingereicht werden. In einer großen Behörde wie bei uns können es sehr viele werden. Ich trage sie in unser Computersystem ein, indem ich nach den Personalakten der erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suche und ihre Krankmeldung vermerke.

Wenn ich merke, dass eine Person länger als drei Tage krank ist, muss ich darauf achten, dass ich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bekomme. Sie wird von einer Ärztin oder einem Arzt ausgestellt. Ich übertrage die Daten in den Computer und leite die Krankmeldungen an den Personalverantwortlichen weiter.

Täglich bringen uns Kolleginnen und Kollegen Post mit neuen Vorgängen zur Bearbeitung. Das sind zum Beispiel Bewerbungsunterlagen oder Teilzeitanträge.

Sobald die Post bei uns eingeht, versehe ich sie mit dem Eingangsstempel unserer Dienststelle. Ich überprüfe, ob die Anträge richtig und vollständig sind. Falls wichtige Unterlagen fehlen, fordere ich sie an. Wenn alles passt, scanne ich die Unterlagen ein und leite sie mit einer E-Mail zur Entscheidung an die Direktion München weiter. Ich speichere den Sendebericht elektronisch ab und dokumentiere so alle Ein- und Ausgänge.

Heilfürsorge heißt die Versicherung, bei der die Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten krankenversichert sind. Die Krankenversichertenkarte, also die Heilfürsorgekarte, muss bei uns beantragt werden. Auch Änderungen, zum Beispiel eine neue Anschrift, müssen uns mitgeteilt werden.

Sobald mir eine Änderung mitgeteilt wird, trage ich die neuen Daten in eine Übersicht ein. Diese wird an die Heilfürsorgestelle weitergeleitet. Wenn die neuen Karten geliefert werden, gebe ich sie an die Beamtinnen und Beamten weiter. Sie schicken mir die alte Karte zurück, die dann vernichtet wird. Danach habe ich Mittagspause.

Mehrmals im Jahr stellen wir frisch ausgebildete Polizistinnen und Polizisten ein. Wir bekommen eine Liste mit den Namen. Ich schreibe sie an und frage, in welchem Bereich sie bei uns arbeiten möchten. Insgesamt gibt es vier Möglichkeiten. Bis zu einem bestimmten Termin müssen sie uns ihre Wünsche mitteilen.

Anschließend bearbeite ich ihre Rückmeldungen und verteile die neuen Polizistinnen und Polizisten auf die verschiedenen Einsatzorte. Danach melde ich die Verteilung an unsere Leitung. Von dort erhalte ich die Unterlagen für das weitere Einstellungsverfahren.

In der Personalstelle bearbeite ich auch Urlaubsanträge. Ich berechne, wie viele Urlaubstage eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem letzten Jahr und aus dem laufenden Jahr hat. Die verrechne ich dann mit den Urlaubstagen, die beantragt wurden. Anschließend trage ich die errechneten Urlaubstage in den Urlaubsantrag ein und leite ihn an die Leitung weiter. Für fünf weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat die Leitung den Urlaub bereits genehmigt. Ich trage die Urlaubstage in unser Computersystem ein.

Das war's. Jetzt habe ich Dienstschluss.