Tagesablauf Veranstaltungskaufmann/-frau
Hallo! Mein Name ist Kerem.
Ich bin 22 Jahre alt und Veranstaltungskaufmann in einer städtischen Kultureintrichtung. Hier stelle ich jeden Tag unter Beweis, wie gut ich organisieren kann und wie vielseitig mein Beruf ist. Begleite mich doch mal durch meinen Tag!
- 8:30 - 9:15 Uhr:Den Tag vorbereiten
- 9:15 - 11:45 Uhr:E-Mails bearbeiten
- 11:45 - 14:00 Uhr:Kassen zählen
- 14:00 - 15:00 Uhr:Schaukasten bestücken
- 15:00 - 16:30 Uhr:Kundenanliegen beantworten
- 16:30 - 17:30 Uhr:Saal bestuhlen
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8:30 - 9:15 Uhr: Den Tag vorbereiten
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Mein Arbeitstag beginnt damit, dass ich einen Rundgang durch das Haus mache. Dabei überprüfe ich, ob der Veranstaltungssaal nach der gestrigen Abendveranstaltung sauber verlassen wurde. Anschließend kontrolliere ich in der Teeküche, ob genug Getränke da sind. Im Büro stelle ich den Drucker an und fahre den Zentralrechner hoch.
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9:15 - 11:45 Uhr: E-Mails bearbeiten
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Am Schreibtisch kontrolliere ich den Anrufbeantworter und schaue nach, ob per E-Mail etwas Dringendes reingekommen ist. Gerade beantworte ich die Anfrage eines Kursleiters, der bei uns einen Kurs anbieten möchte.
Ich bereite die Vertragsunterlagen vor, schreibe dem Kunden eine E-Mail zurück und verschicke die benötigten Unterlagen. Nächste Woche steht bei uns ein Abend mit regionalen Künstlerinnen und Künstlern an. Dafür werden Getränke benötigt, die ich per E-Mail bestelle.
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11:45 - 14:00 Uhr: Kassen zählen
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Jetzt zähle ich die Eintrittsgelder der gestrigen Veranstaltung und prüfe danach die Getränkekasse. Die Kassen müssen immer genau stimmen. Die Einnahmen verbuche ich später am Computer.
Anschließend kontrolliere ich die Rechnungen, die eingegangen sind. Ich überprüfe, ob die Beträge stimmen und ob die Rechnungen mit den Bestell- und Lieferscheinen übereinstimmen. Wenn alles passt, stemple ich die Rechnungen ab und die Beträge können überwiesen werden.
Jetzt mache ich 1 Stunde Mittagspause.
Worauf muss Kerem bei der Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen achten?a) Die Rechnungen müssen ordentlich abgeheftet werden.b) Die Rechnungen müssen mit den Bestell- und Lieferscheinen übereinstimmen.c) Die Rechnungen müssen sauber geschrieben sein. -
14:00 - 15:00 Uhr: Schaukasten bestücken
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Nun schaue ich nach, ob der Schaukasten mit unseren Veranstaltungsangeboten nachbestückt werden muss. Der befindet sich vor unserer Tür. Ich achte darauf, dass alles schön aussieht und die aktuellen Veranstaltungen und Gruppenangebote beworben werden. Jeder soll gleich sehen, was bei uns im Moment geboten wird.
Einmal im Monat lege ich unsere Flyer in den Geschäften im Stadtteil aus und hänge die neuesten Plakate auf.
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15:00 - 16:30 Uhr: Kundenanliegen beantworten
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Eine Kursleiterin möchte in unserer Einrichtung einen Fotokurs anbieten. Sie fragt nach, was es kostet, den Veranstaltungsraum zu mieten. Sie möchte auch wissen, ob der Saal zu dem gewünschten Termin noch frei ist. Ich schaue in meinen Unterlagen nach und beantworte alle ihre Fragen.
Danach ruft ein Kunde an, der Fragen zu einem unserer Angebote hat: Er möchte wissen, ob es für eine bestimmte Veranstaltung noch Karten gibt und was es zum Essen geben wird.
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16:30 - 17:30 Uhr: Saal bestuhlen
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Für jede Veranstaltung braucht man funktionierende Technik. Deshalb überprüfe ich die Lautsprecheranlage und die Scheinwerfer. Für die heutige Veranstaltung werden Stühle gebraucht. Ich hole sie aus unserem Stuhllager und stelle sie in dem Veranstaltungssaal auf. Ich muss ganz schön schnell sein, weil der Raum vorher noch besetzt war. Bevor die neuen Gäste kommen, muss alles erledigt sein.
Nun ist alles vorbereitet und ich kann Feierabend machen.
Stand: