Tagesablauf Veranstaltungskaufmann/-frau

Ein Unternehmen hat in unserem Veranstaltungshaus einen Seminarraum für eine Tagung am Nachmittag gebucht. Ich kümmere mich darum, dass der Raum richtig vorbereitet ist. Als Erstes fahre ich den Laptop hoch und schalte den Beamer ein. Ich überprüfe, ob die Technik richtig eingestellt und betriebsfähig ist. Außerdem stelle ich die notwendige Anzahl an Tischen und Stühlen in den Raum. Da sich der Kunde in der Buchung Getränke gewünscht hat, bringe ich diese aus unserer Küche.

Mein Unternehmen bietet viele Events in der Natur an. Für den späten Nachmittag bereite ich eine Team-Veranstaltung in unserem Seminarstandort im Steinbruch vor. In der Teamübung werden die Kundinnen und Kunden eine Seilbrücke bauen, die sie im Anschluss gemeinsam überqueren.

Ich achte darauf, dass ich genügend Seile aus dem Materiallager mitnehme und dass die Seile keine Beschädigungen aufweisen. Dann befestige ich die Seile an den gefragten Stellen. Dabei schaue ich genau darauf, dass ich die Seile nach den Vorgaben sorgfältig anbinde.

Im Anschluss habe ich Mittagspause.

Wir bieten auch Seminare in einem Wald für Teamübungen an. Dort unterstütze ich einen Trainer bei einer Veranstaltung. Heute gibt es als Team-Event eine Geocaching-Wanderung. Es handelt sich dabei um eine Schnitzeljagd mit einem GPS-Empfänger. Das ist ein Gerät, das den aktuellen Standort auf einem Display anzeigt. Die Teams suchen damit Gegenstände, die an ungewöhnlichen Orten im Wald versteckt sind.

Einem Kunden erkläre ich die Funktionsweise des GPS-Empfängers und das Spielprinzip. Dabei rede ich laut und deutlich. Ich bin freundlich und gehe auf die Nachfragen des Kunden ein.

Nach der Veranstaltung kehre ich in mein Büro zurück. Im Laufe des Tages sind einige E-Mails mit Anfragen für Seminare eingetroffen. Einige bearbeite ich selbst, andere schicke ich an meine Ausbilderin zur Kontrolle.

Mit dem großen Scanner, der neben meinem Büro im Flur steht, scanne ich Rechnungen und Belege ein. Diese lege ich dann in unserem CRM-System ab. Ein CRM-System ist ein Computer-Programm, mit dem ich unsere Kundendaten verwalte und alle Kundenkontakte dokumentiere.

Am Ende des Tages überprüfe ich unser Veranstaltungshaus. Das nennt man auch Schlussdienst. Ich gehe dafür durch die verschiedenen Stockwerke. Ich schaue in den Räumen nach, ob die Heizungen ausgestellt und alle Fenster verschlossen sind. Ich überprüfe außerdem, dass alle Computer und Beamer ausgeschaltet sind. Anschließend schließe ich mit einem Schlüssel das Haus ab. Bei dem Schlussdienst ist es wichtig, dass ich genau hinsehe und nichts vergesse.

Danach habe ich Feierabend und fahre nach Hause.