Tagesablauf Tourismuskaufmann/-frau (Privat- und Geschäftsreisen)

Nun fahre ich meinen Computer hoch und öffne das Mail-Postfach. Ich sichte und sortiere die eingegangenen E-Mails. Anschließend prüfe ich in unserem Kalender die Termine und schaue nach, ob für heute Kundengespräche vereinbart wurden. Für 11 Uhr hat sich ein Kunde angemeldet, der eine Urlaubsreise planen möchte. Damit ich ihm passende Angebote präsentieren und seine Fragen beantworten kann, bereite ich alles für den Termin vor: Ich suche Informationen zu seinen Wünschen heraus und stelle eine Auswahl an Flügen und Hotels sowie die dazugehörigen Kataloge zusammen

Der Kunde ist im Geschäft eingetroffen und ich begrüße ihn freundlich. Dann biete ich ihm einen Sitzplatz an meinem Schreibtisch an und zeige ihm die Angebote, die ich vorhin vorbereitet habe. Ich erkläre ihm, warum ich diese Angebote ausgewählt habe, und schlage ihm Alternativen vor. Der Kunde schaut sie sich genau an und entscheidet sich für zwei Möglichkeiten, die er noch mit seiner Familie besprechen will.

Da Kundenservice in meinem Beruf sehr wichtig ist, gebe ich ihm alle notwendigen Unterlagen mit und biete ihm an, mir seine Wahl später telefonisch mitzuteilen.

Neben den Kundenterminen wartet eine Menge Verwaltungsarbeit auf mich. Ich schaue zum Beispiel, ob Reiseunterlagen angekommen sind, und lege sie in unserem System ab. Sobald das erledigt ist, kümmere ich mich um weitere Reiseanfragen, Buchungen und Rechnungen. Buchungen prüfen wir immer nach dem Vier-Augen-Prinzip. Das heißt, dass immer eine zweite Person schaut, ob alles stimmt. Der Kunde von vorhin hat angerufen und sich für ein Angebot entschieden. Auch dafür bereite ich alle Unterlagen vor und schicke ihm eine Reisebestätigung per Mail.

Jetzt mache ich für eine Stunde Mittagspause.

Damit ich auch bei Ausnahmefällen weiß, was ich den Kundinnen und Kunden mitteilen muss, nehme ich regelmäßig an Weiterbildungen teil. Heute höre ich mir eine Online-Veranstaltung zum Thema "Extremwetterlagen" an. Ich erfahre dabei, welche Verpflichtungen das Reisebüro gegenüber den Kundinnen und Kunden hat, wenn Katastrophen oder starke Unwetter ihre Reise beeinträchtigen. Auch die Vorteile von Pauschalreisen in diesem Fall werden besprochen: Mit einer Pauschalreise buchen Kundinnen und Kunden eine Art Paket mit Transport und Unterkunft. Bei Problemen muss man dann nur eine/n Ansprechparter/in kontaktieren.

Am Nachmittag führe ich meistens sehr viele Telefonate. Ich kontaktiere Kundinnen und Kunden, die für die nächsten Tage Termine vereinbart haben. Dabei erfrage ich ihre Wünsche und notiere sie in unserem Kalender. Das hilft mir, passende Angebote zu finden. Zur Telefonakquise, also der telefonischen Kontaktaufnahme, gehört außerdem, dass ich Kundinnen und Kunden anrufe, die bisher noch keine Reise gebucht haben. Ich frage sie, ob ich schon Angebote für sie zusammenstellen kann.

Das Reisebüro schließt jetzt, also mache ich Feierabend.