Tagesablauf Kaufmann/-frau - Büromanagement
Hallo, wir sind Derya (21) und Sofia (21)!
Wir sind im 3. und 1. Ausbildungsjahr und machen beide die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beim Baurechenzentrum (BRZ) der Nürnberger Baugruppe. Wir kümmern uns um alles, was mit dem Lohn unserer Kundinnen und Kunden zu tun hat.
Komm mit in unsere Büros!
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07:00 - 08:00 Uhr: Aufgaben für den Tag besprechen
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Morgens hole ich mir im Büro über das Telefon oder eine Video-Besprechung von einer Kollegin oder einem Kollegen Aufgaben ab, die für den Tag anstehen. Meine Aufgaben sind immer unterschiedlich - zum Beispiel Arbeitsstunden von Kundinnen und Kunden erfassen, Personalbögen anlegen oder Dokumente einscannen. Natürlich kann auch jederzeit das Telefon klingeln. Dann beantworte ich Fragen von Kundinnen und Kunden rund um das Thema Lohn.
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08:00 - 11:00 Uhr: Arbeitszeiten erfassen
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Unsere Kunden sind Unternehmen, die mit dem Bau zu tun haben. Wenn sie bei uns den "Vollservice" gebucht haben, dann trage ich am Computer die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unser System ein. Ich gebe ein, von wann bis wann sie gearbeitet haben. Auch Krankentage und Urlaubstage nehme ich auf. Dabei arbeite ich sehr sorgfältig: Nur wenn alle Angaben stimmen, bekommt die Mitarbeiterin beziehungsweise der Mitarbeiter am Ende des Monats das richtige Gehalt.
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11:00 - 12:45 Uhr: Personalbogen anlegen
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Wenn die Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, dann nehme ich alle wichtigen Daten in den sogenannten "Personalstamm" auf. Ich lege einen neuen Personalbogen an. In ihm trage ich z.B. den Namen, die Krankenversicherung und die Steueridentifikationsnummer ein. Diese werden benötigt, damit die Löhne beim Finanzamt freigegeben werden können.
Dann mache ich Mittagspause.
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12.45 - 13:45 Uhr: Kunden beraten
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Nachmittags berate ich am Telefon die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unternehmen, beispielsweise Dachdecker/innen, Maler/innen und Fachkräfte im Tiefbau und Hochbau. Sie haben Fragen zum Kindergeld und zu Arbeitsstunden. Eine Mitarbeiterin hatte sehr viele Arbeitsstunden angehäuft. Ich habe ihr gesagt, dass sie diese ausbezahlt bekommen oder ich ihr Limit heraufsetzen kann. Auch Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber melden sich: Einer wollte seinen Angestellten Wegegeld bezahlen. Ich habe ihm mitgeteilt, welche steuerlichen Regelungen er beachten muss.
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13:45 - 14:30 Uhr: Formulare bearbeiten und einscannen
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Unsere Kunden schicken viele Dokumente per Post. Diese scanne ich am Scanner ein oder faxe sie weiter. Manchmal bekomme ich auch Stundenzettel per E-Mail. Ich drucke sie aus und ergänze Vermerke, wie die Personalnummer der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und die Kennnummer des Betriebs. Außerdem ergänze ich wichtige Fristen. Danach scanne ich die Stundenzettel ein und lege sie ab.
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14:30 - 16:00 Uhr: Lohnkontrolle durchführen
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Die Löhne werden immer zwischen dem 1. und 10. Tag jedes Monats erfasst. Damit am Ende des Monats der Lohn richtig abgerechnet werden kann, prüfen wir nach, ob ich alles richtig aufgenommen habe. Das System hilft mir dabei. Es zeigt mir an, ob noch Informationen fehlen. Danach kontrolliert eine Kollegin oder eine Kollege alles noch einmal genau. So stellen wir sicher, dass keine Fehler passieren.
Wenn ich damit fertig bin, mache ich Feierabend.
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