Tagesablauf Fachpraktiker/in für Büromanagement (§66 BBiG/§42r HwO)
Hallo! Mein Name ist Angela.
Ich mache die Ausbildung zur Fachpraktikerin für Büromanagement und bin im zweiten Ausbildungsjahr. Mein Arbeitsplatz ist das Büro eines Geschenkeladens, in dem Feinkost und regionale Produkte verkauft werden.Begleite mich einen Tag bei meiner Arbeit!
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8:00 - 8:30 Uhr: Anwesenheitsliste führen
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Als Erstes fahre ich den Computer hoch und schalte das Faxgerät und den Drucker ein. Dann führe ich die Anwesenheitsliste: Ich trage ein, wer von den Auszubildenden heute anwesend ist, wer krank ist, wer in der Berufsschule ist oder Urlaub hat. Die Liste drucke ich anschließend aus und hefte sie ab. Dann können die Jugendlichen für sich zum Beispiel kontrollieren, wie viele Fehltage sie hatten oder wie viele Urlaubstage sie dieses Jahr noch haben.
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8:30 - 12:30 Uhr: Kundenanrufe entgegennehmen
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Jetzt habe ich Telefondienst. Bei mir rufen Kunden und Lieferanten an. Die Kundin, die ich gerade am Telefon habe, möchte einen Geschenkkorb bestellen.
Ich notiere mir ihren Namen, welchen Inhalt der Korb haben soll, wann sie ihn abholen möchte und wie viel er kosten darf. Die Bestellung gebe ich anschließend an meine Kolleginnen im Laden weiter.
Nach dem Telefondienst mache ich eine halbe Stunde Mittagspause. -
12:30 - 14:00 Uhr: Waren bestellen
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Meine Ausbilderin hat in verschiedenen Katalogen markiert, welche Produkte ich für den Geschenkeladen bestellen soll und in welcher Menge.
Ich suche die markierten Artikel aus den Katalogen heraus und trage die Bestellnummern und die Menge in das jeweilige Bestellformular des Lieferanten am Computer ein.
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14:00 - 14:30 Uhr: Bestellformulare faxen
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Die ausgefüllten Bestellformulare drucke ich aus und faxe sie mit dem Faxgerät an unsere Lieferanten. Wenn eine Bestellung besonders eilig ist, rufe ich beim Lieferanten an und frage, bis wann er uns die Waren liefern kann.
Anschließend sehe ich die verschiedenen Ablagefächer im Büro durch und prüfe, welche Dokumente ich in Ordner abheften kann. Ich nehme die jeweiligen Ordner aus dem Schrank und hefte die Dokumente ab.
Jetzt bist du gefragt!
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14:30 - 16:00 Uhr: Etiketten gestalten
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Für die Geschenkkörbe im Laden benötigen wir Etiketten und Anhänger, auf denen die Adresse und das Logo unseres Geschenkeladens aufgedruckt sind. Ich gestalte die Etiketten und Anhänger mit einem Programm am Computer.
Dabei wähle ich zum Beispiel Schriftgröße und Bilder aus. Dann drucke ich die Etiketten und Anhänger aus. Die Anhänger schneide ich in der passenden Größe zu. -
16:00 - 17:00 Uhr: Statistiken führen
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Zu meinen Aufgaben gehört es auch, verschiedene Statistiken zu führen. In die Buchungsliste am Computer trage ich die Einnahmen vom Vortag ein. Dann kann ich später für die Monatsstatistik ausrechnen, wie viel Umsatz wir in diesem Monat gemacht haben. Jetzt räume ich meinen Schreibtisch auf und mache für heute Feierabend.
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