Tagesablauf Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r

Die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zeichnen ihre Schriftsätze, Stellungnahmen, Klageschriften, Gutachten oder Schreiben an die Mandantinnen und Mandaten in einem digitalen Diktierprogramm auf.

Ich höre mir die Diktate am PC an und tippe sie ab. Danach drucke ich die Schriftsätze aus und lege sie mit den dazugehörigen Akten in den Posteingang der betreffenden Rechtsanwältin bzw. des Rechtsanwalts. Nach ihrer Korrektur bearbeite ich die Schriftsätze erneut.

Zeit für die Post!
Ich lese die Briefe, die heute angekommen sind. Manche von ihnen scanne ich ein. Dann suche ich die dazu passenden Akten raus.

Fristen und Gerichtstermine trage ich im Kalender der jeweiligen Anwältin bzw. des jeweiligen Anwalts ein. Dann prüfe ich, ob die Fristen und Gerichtstermine in unserem Kanzlei-Fristenbuch eingetragen worden sind. Im Fristenbuch werden alle Fristen und Gerichtstermine, die für eine korrekte Büroorganisation und Betreuung von Mandantinnen und Mandaten wichtig sind, notiert.

Um 13.00 Uhr mache ich eine Stunde Mittagspause.

Viele der Mandantinnen und Mandanten rufen an. Sie möchten zum Beispiel Termine vereinbaren oder haben Rückfragen zu Schriftsätzen, die sie von uns erhalten haben. Ich notiere mir die Anliegen und lege sie den zuständigen Anwältinnen und Anwälten vor. Fragen kläre ich direkt mit den Anwältinnen und Anwälten. Danach rufe ich die Mandantinnen und Mandanten zurück, sofern das Telefonat nicht durch die zuständige Anwältin/den zuständigen Anwalt selbst geführt wird.

In einer Anrufliste notiere ich den Namen der/s Mandantin/Mandanten, das Anliegen und gegebenenfalls einen Rückruf.

In der Zwischenzeit haben die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte die Posteingänge bearbeitet. Nach Rücksprache mit der Anwältin/dem Anwalt arbeite ich die auf dem Posteingang vermerkten Verfügungen ab und fertige die Schriftsätze selbstständig aus.

Die ausgefertigten Schreiben/Schriftsätze lege ich in einer Postmappe der Anwältin/dem Anwalt zur Unterschrift vor, die ich anschließend für den Postausgang vorbereite. Ich kontrolliere ob die Schriftstücke unterschrieben und die notwendigen Anlagen beigefügt sind.

Am Ende des Tages sammle ich die Ausgangspost in den verschiedenen Sekretariaten der Kanzlei ein. Im Postzimmer werden die Briefe gewogen und frankiert. Auch Päckchen werden für den Versand vorbereitet. Anschließend bringe ich die Ausgangspost zur Zentrale, wo sie von der Post abgeholt wird.

Bei allen anfallenden Arbeiten werde ich von den bereits ausgebildeten Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten der Kanzlei ausgebildet und unterstützt.

Jetzt habe ich Feierabend!