Tagesablauf Notarfachangestellte/r

Danach öffne ich die Post. Manches davon gebe ich an meine Kolleginnen und Kollegen weiter. Anderes bearbeite ich selbst, zum Beispiel wenn Mandantinnen oder Mandanten uns Unterlagen schicken, die wir für Verträge und Urkunden brauchen.

Auch Unterlagen von Ämtern bearbeite ich, zum Beispiel vom Grundbuchamt oder Finanzamt. Mit dem Grundbuchamt arbeiten wir zusammen, wenn es um den Kauf oder Verkauf eines Hauses oder Grundstücks geht.

Eine Mandantin kommt herein. Sie hat einen Termin, weil sie ein Grundstück kaufen möchte. Ich prüfe ihren Personalausweis und nehme ihre persönlichen Daten auf. Außerdem erkläre ich ihr, welche Unterlagen wir brauchen, und beantworte ihre Fragen. Meine Kollegin unterstützt mich dabei. Ich habe hierzu einen Grundbuchauszug abgerufen. Im Grundbuch stehen alle Grundstücke und Wohnungen und deren Eigentümerinnen und Eigentümer. Nach der Besprechung wirkt die Mandantin beruhigt und zufrieden, weil sie weiß, welche Schritte sie für den Verkauf ihres Hauses unternehmen muss und dass wir sie hierbei begleiten.

Dann mache ich eine Stunde Mittagspause.

Als nächstes erstelle ich den Entwurf einer Vorsorgevollmacht für den Mandanten, mit dem ich morgens telefoniert habe. Dafür verwende ich eine Vorlage am Computer. Mit einer Vollmacht gibt man einer anderen Person Rechte, die man normalerweise nur selbst hat. Zum Beispiel das Recht, Entscheidungen über die eigene Gesundheit oder das eigene Geld zu treffen. Ich schicke dem Mandanten den Entwurf seiner Vollmacht und bin gespannt, ob ich schon all seine Wünsche erfüllt habe oder ob er mich noch um Änderungen bitten wird.

Im Anschluss bewerte ich einen anderen Vertrag. Das heißt, ich stelle fest, welche Kosten der Mandant für den Vertrag zahlen muss.

Häufig braucht man für Ämter eine beglaubigte Kopie einer Urkunde. Hierbei bestätigt die Notarin, dass die Kopie mit dem Original der Urkunde übereinstimmt. Dafür kopiere ich die Urkunde und stemple das Farbsiegel der Notarin auf die Kopie. Dann fädle ich eine Kordel durch die gelochten Blätter und lege die Enden über das Farbsiegel. Darauf drücke ich eine angefeuchtete Oblate. Das ist eine Oblate, wie sie auch zum Backen verwendet wird. Mit ihr klebe ich die Kordel fest. Auf die Oblate lege ich ein dünnes, rundes Papier, das die Oblate schützt, und präge darauf zuletzt das Prägesiegel der Notarin.

Danach scanne ich die Urkunde ein und lege sie in unserem digitalen Archiv ab. Die Notarin unterschreibt mit einer digitalen Signatur. Damit ist die beglaubigte Kopie fertig und wir haben eine Urkunde erstellt, die unserem Mandanten im Rechtsverkehr weiterhilft.

Manche Verträge habe ich noch gar nicht oder noch nicht oft selbst erstellt, zum Beispiel einen Überlassungsvertrag. Mit einem solchen Vertrag übergibt eine Person an eine andere beispielsweise ein Haus, wobei etwa geregelt werden kann, dass der Übergeber, solange er lebt, dieses Haus noch bewohnen darf.

Meine Kollegin und ich sehen gemeinsam den Vertrag durch. Wir prüfen, ob ich die Vorlage richtig ausgefüllt habe. Wenn Infos fehlen, fordere ich sie von dem Mandanten, der das Haus übertragen will, an.

Danach mache ich Feierabend.