Tagesablauf Kaufmann/-frau - Tourismus und Freizeit
Hi, ich heiße Melanie!
Ich habe vor kurzem meine Ausbildung zur Kauffrau für Tourismus und Freizeit bei einem Tourismusverband begonnen. Wir informieren Touristen über unsere Region - egal ob sie eine Radwanderung planen oder einen Campingplatz suchen. Begleite mich einen Tag!
- 8:00 - 10:00 Uhr:Kundenanfragen bearbeiten
- 10:00 - 10:30 Uhr:Veranstaltung besprechen
- 10:30 – 11:30 Uhr:Infomappen zusammenstellen
- 11:30 – 13:30 Uhr:Rechnungen schreiben
- 13:30 - 15:30 Uhr:Prospekte und Kataloge versenden
- 15:30 - 17:00 Uhr:Bilddaten pflegen
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8:00 - 10:00 Uhr: Kundenanfragen bearbeiten
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Bei uns können Interessierte Informationsmaterial beispielsweise zu Freizeitmöglichkeiten oder Unterkünften bestellen. Manche Leute haben auch Fragen zu einem bestimmten Thema und nutzen dazu das Kontaktformular auf unserer Homepage.
Morgens bearbeite ich als erstes diese Kundenanfragen. Für die Bestellungen verfasse ich mithilfe eines speziellen PC-Programms Antwortschreiben und drucke sie aus. Später brauche ich die ausgedruckten Antwortschreiben, um den Versand des Materials vorzubereiten.
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10:00 - 10:30 Uhr: Veranstaltung besprechen
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Nun steht eine kurze Besprechung mit unserem Geschäftsführer an. Er wird übernächste Woche eine Veranstaltung besuchen und erklärt mir, dass er 30 Infomappen mitnehmen möchte, die er dort verteilen kann.
Er bittet mich, die Infomappen vorzubereiten und erläutert, welche Prospekte ich in die Mappen packen soll. Ich frage ihn, bis zu welchem Termin er die Mappen braucht und ob ich die Prospekte in einer bestimmten Reihenfolge einsortieren soll.
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10:30 – 11:30 Uhr: Infomappen zusammenstellen
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Während unserer Besprechung habe ich mir notiert, welche Materialien ich in die Infomappen legen soll. Mit dieser Liste gehe ich nun in unseren Postraum. Hier liegt unser gesamtes Infomaterial.
Zuerst falte ich die Mappen, dann suche ich das Material heraus und befülle die Mappen. Ich achte darauf, dass alle Prospekte sorgfältig und in der gleichen Reihenfolge in den Mappen liegen. Jetzt noch jeweils eine Visitenkarte von uns dazu – und schon sind die Infomappen bereit für die Veranstaltung.
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11:30 – 13:30 Uhr: Rechnungen schreiben
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Manche unserer Materialien sind kostenpflichtig, zum Beispiel einige Wander- und Radwegekarten. Wenn jemand diese Materialien bestellt, erstelle ich zusätzlich zum Antwortschreiben eine Rechnung. Nachdem ich alle Rechnungen geschrieben habe, lege ich Briefpapier in den Drucker und drucke sie aus. Auf den Ausdrucken prüfe ich, ob Anschrift und Text passen.
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13:30 - 15:30 Uhr: Prospekte und Kataloge versenden
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Nun mache ich die Materialbestellungen von heute versandfertig. Ich suche für jede Bestellung die Prospekte und Kataloge zusammen und lege sie auf die Waage an der Frankiermaschine. Dann lege ich einen Umschlag in die Frankiermaschine, und die Maschine bedruckt den Umschlag mit dem entsprechenden Porto. Zusammen mit dem Antwortschreiben und bei Bedarf mit einer Rechnung packe ich das Infomaterial in den jeweiligen frankierten Umschlag.
Jetzt sind die bestellten Materialien fertig für den Versand!
Jetzt bist du gefragt!
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15:30 - 17:00 Uhr: Bilddaten pflegen
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Jetzt gehe ich wieder in mein Büro, um die Daten in unserer Bilddatenbank zu pflegen. In der Datenbank liegen alle Fotos, die wir für unsere Homepage und unser Infomaterial verwenden. Ich rufe die Datensätze nacheinander auf und prüfe, ob jedes Bild einen Titel und eine Bildbeschreibung hat. Wenn eine Angabe fehlt, ergänze ich sie. Die Bilder sind dadurch leichter auffindbar. Die Bildbeschreibung ist außerdem für Menschen mit Sehbehinderung wichtig, die sich unsere Texte von einer speziellen Software vorlesen lassen.
Zum Schluss notiere ich mir, bis zu welchem Datensatz ich heute gekommen bin. So weiß ich, an welcher Stelle ich morgen weitermachen kann. Nun habe ich aber erst mal Feierabend!
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