Tagesablauf Verwaltungsfachangestellte/r - Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche

Heute bin ich auch in der Personalabteilung eingesetzt. Eine Erzieherin hat sich auf eine Stelle in einer unserer Kindertagesstätten beworben. Ich prüfe, in welche Entgeltgruppe die Bewerberin eingruppiert werden kann.

Die Entgeltgruppen bestimmen, wie viel Gehalt die Erzieherin erhält. Um in eine höhere Stufe in der Entgeltgruppe zu kommen, ist zum Beispiel die Berufserfahrung wichtig. Deshalb schaue ich in den Bewerbungsunterlagen nach, wo und wie lange die Bewerberin schon in anderen Kindertagesstätten gearbeitet hat. Die Eingruppierung stimme ich natürlich mit dem zuständigen Pfarrer der Kirchengemeinde ab, in der die Kindertagesstätte liegt.

In jeder Kirchengemeinde entstehen Kosten. Zum Beispiel, weil Blumenschmuck für die Kirche oder Kerzen für den Altar gekauft werden. Die Rechnungen dazu senden die Kirchengemeinden an das zentrale Rechnungswesen in meiner Verwaltung.

Bevor ich die Rechnung bezahle, prüfe ich sie. Ich schaue nach, ob die Pfarrerin oder der Pfarrer die Rechnung angewiesen und unterschrieben hat und wann die Rechnung eingegangen ist. Dieses Datum ist wichtig, weil ich wissen muss, bis wann ich den Rechnungsbetrag überweisen muss. Wenn alles passt, stoße ich die Überweisung elektronisch an.

In unserer Verwaltungseinrichtung finden monatlich Dienstbesprechungen zwischen der Leitung und den Mitarbeitenden statt. Vor der Besprechung kläre ich mit der Leitung ab, welche Punkte auf der Tagesordnung stehen, und fasse sie schriftlich zusammen.

Dann sende ich die Tagesordnung per E-Mail an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung. Außerdem sorge ich für das leibliche Wohl während der Besprechung. Das heißt, ich stelle Kalt- und Heißgetränke, wie Kaffee oder Tee, bereit.

Danach mache ich eine Mittagspause.

Manchmal rufen Mitglieder der Kirchengemeinden bei uns in der Verwaltungseinrichtung an. Zum Beispiel, weil sie einen Patenschein haben möchten. Ein Patenschein berechtigt eine Person zu einem Patenamt. Das heißt, diese Person sorgt nach der Taufe für die christliche Erziehung eines Kindes.

Ich erstelle den Patenschein mit einem Programm am Computer. Dazu prüfe ich die allgemeinen Daten und die Kirchenzugehörigkeit der Person, die bei mir angerufen hat. Sie muss Mitglied der evangelischen Kirche sein, sonst kann sie das Patenamt nicht übernehmen. Alles passt und ich kann den Schein an das zuständige Pfarramt weiterleiten.

Auch in der evangelischen Kirche gibt es Gesetze. Darin werden zum Beispiel das Arbeitsrecht oder das Baurecht in kirchlichen Einrichtungen geregelt. Diese Gesetzestexte werden immer wieder erneuert oder ergänzt. Ich tausche die alten Gesetzestexte gegen die neuen Texte in den Gesetzesbänden unserer Verwaltungseinrichtung aus.

Danach habe ich Feierabend.